سكرتارية

اسم الوظيفة:مساعد (سكرتارية) المدير العام.
موقع العمل:الخرطوم.
الهدف و الغرض من الوظيفة: تنظيم و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب المدير العام.
المسئوليات والمهام:
تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
استقبال زوار المدير العام.
الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
. إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام
. مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
. مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام
. مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل
. حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها
مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
. التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام
. توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام
الخاصة به. مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل
. مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف والتي لا تخالف قوانين وأنظمة الشركة والقوانين
متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى.
تنظيم الملفات المتعلقة بالوضع القانوني للشركة والتأكد من وجود كافة الوثائق والشهادات التي تثبت ذلك .
العمل على نظام أرشفة ورقي والكتروني.
طباعة المراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الاقسام بعد أخذ موافقة المدير عليها
المؤهلات والخبرة والمهارات  :
شهادة جامعية معترف بها في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في ادارة المكاتب لمدراء شركات.
اتقان اللغتين العربية والانجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.
القدرة على صنع القرار وإيجاد الحلول.
مهارة التعامل مع الآخرين  والاتصال وتنظيم العمل.
القدرة على العمل ضمن الفريق الواحد و تحمل ضغط العمل.
القدرة على السفر في بعض الأحيان لتحقيق الواجبات
مهارة عالية في استخدام الكمبيوتر وملحقاته.
معرفة جيدة بالقوانين المتعلقة بالشركات .
قدرات عالية في صياغة العقود والاتفاقيات.
قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
اتقان اللغة الانجليزية واللغة العربية .
مهارة جيدة في استخدام الآلات المكتبية.
فترة الاعلان :حتى 30/5/2017م.
من يأنس فى نفسه الكفاءة ارسال السيرة الذاتية على البريد الالكترونى الاتى:
- الرجاء كتابة الوظيفة على عنوان البريد hrjobs.mining2016@gmail.com

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق